안녕하세요
한국통합민원센터(주)입니다!
국내 화장품 브랜드들이 동남아, 중동, 유럽, 남미 등으로
수출시장을 넓히고 있는데요
그래서 오늘은 수출을 준비하고 있을 화장품 업체를 위해
자주 사용되는 수출계약서,인보이스, 패킹리스트에 대해 설명을 해드릴까 합니다!
도움이 되길 바라면서 예시 상황과 함께 작성해 둘 테니 끝까지 읽어주세요~
수출계약서
B사는 클렌징폼과 선크림을 OEM 방식으로 생산해
인도네시아 바이어에게 공급하는 계약을 맺었습니다
제품 수량, 단가 납기 등은 이메일과 전화로 여러 차례 확인했고,
계약서 양식에 도장을 직고 파일을 넘겼습니다
그런데 바이어가 갑자기 두 번째 물량은 환율 변동 때문에 단가를 낮춰달라고 요구한 것인데요
계약서를 확인해 보니 가격 고정 여부에 대한 문수는 물론
클레임 처리, 환불 조건 등도 명확하게 정해놓지 않아 분쟁이 생기게 되었습니다
그래서 ‘수출계약서’는 매우 중요한 서류인데요
수출자와 수입자 간의 거래 조건을
공식적으로 약속하는 계약 문서로
언제, 어디서, 얼마에, 어떤 방식으로, 누가 책임지고 이 제품을 거래하는가 등을
서면으로 정리한 국제 거래의 핵심 문서입니다
수출계약서가 필요한 이유는
– 수출신고 및 관세환급 시 ‘계약서 사본’ 필수
– 외환 관리, 송금 이슈가 발생했을 때 공식적인 증빙 자료
– 해외 바이어와의 분생 시 법적 효력을 갖는 가장 중요한 문서
– 국가별 인증기관, 세관, 은행 등이 요구하는 기본 서류
반드시 들어가야 할 핵심 항목에 대해 작성을 해봤는데
이 부분은 참고용으로만 읽어주셔야 합니다
– 계약 당사자 정보
– 제품 명세
– 단가 및 총액
– 납기일 및 운송조건
– 결제 조건
– 클레임 및 반품 조건
– 관활 법원 또는 중재 조건
– 기타 사항
특히 화장품은 수입국별 인증서, 위생 서류를
누가 준비할지 명확히 해야 분쟁을 피할 수 있다고 해요
패킹리스트
화장품 수출을 준비할 때, 제품만 잘 만들면 되지 않나라고 생각하기 쉽습니다
그런데 수출 업무를 한 번이라도 해봤더라면
서류 하나 때문에 통관이 지연되거나 바이어와 오해가 생길 수 있다는 사실을 아실 텐데요
여기서 패킹리스트는 작지만 영향력은 절대 작지 않은 서류입니다
어느 한 화장품 회사는 베트남으로 수분크림과 클렌징폼을
한 번에 수출하는 계약을 성사시켰습니다
그런데 통관 직전, 베트남 세관에서 수량정보가 맞지 않는다며 수입을 거절한 일이 벌어졌는데요
그 이유 패킹리스트에 기재된 박스 수량과 실제 수량이 달랐기 때문입니다
그래서 패킹리스트의 내용 적확성이 매우 중요한데요
수출 화물에 포함된 제품의 수량, 중량, 포장 단위,
박스 수, 외관, 규격 등을 상게하게 정리한 문서로
이 화물엔 뭐가 몇 개, 어떻게 포장되어 담겨 있는지를 설명하는
운송·통관용 체크리스트라고 보면 됩니다
패킹리스트가 필요한 이유는
– 세관 신고 및 물류 확인에 반드시 필요
– 바이어가 입고 확인할 때 참고 자료
– 수출환급, 관세 환급 신청 시 필수 서류 중 하나
– 현지 라벨링·재포장 업체와의 협의 자료로 사용
패킹리스트에는 어떤 내용이 들어가면 좋을까요?
– 수출자 및 수입자 정보
– 인보이스 번호 및 발행일자
– 제품명, 모델명, 규격, 수량
– 포장 단위별 수량
– 중량
– 포장 크기
– HS CODE 또는 품목 분류 코드
– 선적 정보
특히 화장품처럼 제품이 여러 종류로 구성될 때는
제품별 포장 단위를 꼼꼼히 기재해야 세관에서 불일치 문제를 피할 수 있습니다
물론 참고용으로만 읽어주시길 바라요~
인보이스
P사는 클렌징폼과 앰플 2종을
말레이시아 바이어에게 공급하는 계약을 체결했습니다
제품은 모두 포장 완료됐고, 선적 준비도 끝냈는데요
그런데 말레이시아 세관에서 갑자기 통관 보류 통지를 받게 되었습니다
그 이유는 바로 인보이스에 단가 정보가 빠져 있었기 때문인데요
급하게 수정 인보이스를 제출했지만, 그 사이에 납기일은 이틀이나 늦어지고
바이어는 일정에 맞춰 마케팅을 진행할 수 없게 되어 신뢰도에 큰 타격을 입게 되었죠
그래서 이런 상황을 통해 제품보다 서류가
더 중요할 수 있다는 것을 깨닫게 되었는데요
여기서 나오는 인보이스는
수출차(판매자)가 수입자(바이어)에게 발행하는 상업용 송장으로
거래 조건, 품목, 가격, 총액, 결제 조건 등을 명시한 가장 핵심적인 수출 서류입니다
즉, 이 제품을 얼마에 어떤 조건으로 판매하는지를
공식적으로 선언하는 문서인데요
화장품 수출 시 인보이스가 중요한 이유는
다음과 같습니다
– 세관 통관에 필수
– 외화 송금 및 결제 근거 자료
– 수출 신고 및 환급 신청 시 필요
– 바이어와의 계약 기준 문서
인보이스에 반드시 들어가야 하는 항목은?
– Invoice No.
– 날짜
– 수출자·수입자 정보
– 제품명 및 설명
– 수량 및 단가
– 총액
– Incoterms 조건
– 결제 조건
– 서명
특히 화장품처럼 품목이 다양한 경우
제품명과 규격, 단가를 정확히 나열해야 합니다
인보이스 패킹리스트 차이점
같은 서류처럼 느낄 수 있지만 조금씩 다른데요
이 부분은 표로 설명을 해드리겠습니다!
| 항목 | 인보이스 | 패킹리스트 |
| 역할 | 가격 및 거래 조건 제시 | 포장 단위 및 구성 품목 설명 |
| 핵심 정보 | 단가, 총액, 결제조건 | 수량, 포장 수, 중량 |
| 세관 기준 | 관계 산정 기준 | 실물 확인 기준 |
이 둘은 항상 같이 제출되며,
내용이 일치해야 통관 지연을 피할 수 있습니다
그 외 서류
이 외에도 수출을 위
준비해야 할 수 있는 서류 종류는 매우 다양합니다
몇 가지 추가적으로 알려드리자면
| 허가 및 인증 서류 | 화장품 제조업 허가증 |
| 품목제조보고서 | |
| 안전성 평가서 | |
| 원료 시험성적서 | |
| 완제품 시험성적서 | |
| GMP 인증서 | |
| 수출입 관련 서류 | 원산지증명서 CO |
| 수출허가증 | |
| 인증서 | |
| 기업 및 특허 서류 | 특허 출원서 및 등록증 |
| 기술이전 계약서 |
수출계약서, 인보이스, 패킹리스트가 수출입 관련 서류이기 때문에
나머지 서류들도 간단하게 설명을 해드릴게요
| 원산지증명서 CO | 제품이 특정 국가에서 생산되었음을 공식 증명하는 서류 |
| 수출허가증 | 수출 제한 품목 또는 인증 제품의 공식 허가 문서 |
| 인증서 | 제품 및 제조공적의 품질과 안전성 보증 |
공증 아포스티유 대사관인증
이제 제출해야 할 서류를 준비해 주셨다면
서류를 제출하기만 하면 되는데요
하지만 여기서도 특정 절차가 필요할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요?
절차를 진행하지 않고 서류를 제출하게 된다면
효력을 인정받지 못해 반려될 가능성이 높습니다
그래서 필요한 절차가 바로 공증 아포스티유 대사관인증입니다
| 공증 | 문서의 진위 또는 번역의 정확성을 공증인이 공식 확인하는 절차 |
| 아포스티유 | 문서의 공문서 진위 여부를 국가기관이 확인하는 국제 인증 방식,아포스티유 협약 가입국만 사용 가능 |
| 대사관인증 | 서류를 주고받는 국가 중 한 곳이라도 아포스티유 협약국이 아니라면,해당 국가 대사관에서 받아야 하는 인증 |
단, 서류 제출처 또는 서류 종류에 따라 제출 방법이 상이할 수 있으니 문의 후 진행은 필수입니다!
한국통합민원센터
수출을 위해 준비한 서류를 제출한다면
번역이 제일 중요한 절차입니다
들어가 있는 내용들이 문맥에 맞지 않게 번역이 진행되었다면
아무리 나머지 절차를 다 진행해도 문제가 생길 수 있는데요
그래서 Trados 프로그램을 사용하는 한국통합민원센터에서
번역을 받은 후에, 공증 아포스티유 대사관인증과 같은 인증까지
한 번에 해결해 보시는 것을 추천드립니다!
수많은 기업 고객들을 대상으로 서류와 관련된 업무를 해왔으니
여러분들의 서류 또한 저희에게 믿고 맡겨주세요
<연락처>
대표번호 : 02-747-2180
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